Фасилитация – наука/искусство/ремесло по проведению эффективных встреч и совещаний.
В этой заметке я перечисляю главные штуки, на которые в первую очередь стоит начать обращать внимание на встречах.
У встречи бывает ведущий (фасилитатор) и есть сколько-то участников.
Ведущий может быть официальным, известным заранее. Может стихийно выбраться из участников во время встречи. Встреча без ведущего может работать, если участников совсем мало, у них стыкующиеся цели, и богатый общий контекст. В других случаях без ведущего скорее всего хуже, чем с ведущим.
Участники на встрече нужны нужные и не нужны ненужные.
Цель встречи: хорошо бы, чтобы была известна участникам заранее. В начале встречи супер-полезно произнести цель вслух; плюс пять к результативности встречи.
Правила встречи/”организационная рамка”: кто ведущий, кто участники, длительность встречи, где пишем, куда нести вопросы, будет ли перерыв и т.п. Для повторяющихся встреч можно написать на рабочей доске, один раз произнести вслух и этого достаточно. Для уникальных, больших, долгих встреч стоит останавливаться на орг.рамке поподробнее, и спрашивать участников, есть ли дополнительные предложения по правилам.
Общий тайминг встречи: соблюдать его.
Таймеры на отдельные активности: “Пожалуйста, приходите вот сюда и запишите проблемы, которые видите в нашем плане. Возьмем на это 6 минут”; “Давайте возьмем на обсуждение этого вопроса 15 минут”. Хорошо, когда таймер виден всем участникам; в Miro есть такая функция.
Общее рабочее пространство, которое все участники могут видеть и где все могут писать. Это может быть физическая доска или флипчарт. Для распределенных совещаний годится редактор с совместным редактированием типа collabedit, гуглодоки, гуглотаблицы, виртуальные доски типа Miro.
Результирующий артефакт. Результат встречи должен быть выражен в чем-то материальном: записанное решение, схема, план, конспект обсуждения “за/против”, новая версия документа и т.д. Хорошо бы, чтобы участники понимали, какой артефакт произведет встреча.
Открытая дискуссия: участники по очереди высказываются, ведущий или специальный участник записывают ключевые моменты в рабочее пространство. Это как бы самый простой формат; “сами по себе” встречи проходят именно так. (Но чтобы провести эффективную открытую дискуссию по сложному вопросу в большой разнородной группе, надо владеть дополнительными навыками!)
Выгрузка на стикеры: ведущий обозначает вопрос и заводит таймер, участники в отведенное время записывают в рабочее пространство свои мысли по вопросу. Потом каждый участник рассказывает о том, что записал, либо ведущий зачитывает все накопившиеся ответы.
Комбинацией открытой дискуссии и выгрузки на стикеры можно достаточно эффективно организовать большую часть стандарных, регулярных, типичных встреч.
Есть еще много других форматов и инструментов, которые можно применять на встречах. Этот список – самые часто полезные по моему мнению.
… а организовывать и использовать это все, чтобы вести совещания к полезным результатам – это работа фасилитатора.
Комментарии и эмодзи-реакции можно оставлять в TG: https://t.me/WritingOnStickyNotes/175